“Siempre que organizamos una reunión de trabajo, me da la sensación de que son demasiado largas y además no salimos con nada en claro de lo que tiene que hacer cada uno.”

ENTRENAMIENTO

Para entrenar la capacidad de celebrar reuniones más efectivas, puede utilizarse el siguiente entrenamiento:

Necesitará:

una canasta de baloncesto

un balón de baloncesto

una pizarra

A una distancia de tiros libres, un trabajador organiza el equipo para conseguir un número determinado de tiros encestados en un tiempo determinado. Aunque también participará en la ejecución del entrenamiento, la función primordial del organizador será aclarar en la pizarra tres puntos del entrenamiento:

* el objetivo, es decir, el número desde la línea de tiros libres que se deben encestar.

* la asignación de los roles a cada participante, existiendo tres puestos muy definidos: tirador (responsable de tirar a canasta), reboteador (encargado de recoger los rebotes y pasarlos al tirador) y pasador (encargado de recoger las pelotas que entran en canasta y pasarlas al tirador). Los roles pueden estar duplicados, es decir, dos personas pueden hacer la misma tarea y se mantendrán durante toda la serie.

* tiempo que se considera necesario para cumplir el objetivo.

Se realizarán tantas series como participantes haya, permitiendo así que todos los trabajadores pasen por el rol de “organizador de la reunión” con el propósito de que todos entrenen la conducta. Ganará el organizador que haya conseguido ajustar de manera más eficaz el objetivo (número de tiros libre), al tiempo establecido (segundos utilizados).

ANÁLISIS

Las reuniones no son muy populares entre muchos profesionales, ya que pueden verse como una pérdida de tiempo. Por desgracia, muchas veces lo son cuando los objetivos de la reunión no se definen de manera clara. Por ello, uno ha de estar muy seguro de que una reunión es necesaria así como la mejor manera de conseguir los objetivos. De esta forma, debe suponer una diferencia notable en la dinámica de trabajo y en la productividad.

En general, una reunión NO se debe convocar si…

– Los asistentes a la misma, no conocen el objetivo definido y concreto para el que se les cita.

– Los asistentes no conocen las tareas concretas y medibles que se le asignan a cada uno para conseguir el objetivo en la reunión.

– No hay una fecha límite antes de la cuál deberán ejecutar las tareas asignadas en la reunión.

En esencia, una reunión ha de plantear y responder a las siguientes tres preguntas para considerarse como útil: ¿Qué se va a hacer? ¿Quién lo va a hacer? ¿Cuándo se va a hacer?